La pandémie de COVID-19 force les organisateurs de rencontres, réunions et événements à adapter leurs façons de faire.
Nous travaillons avec nos clients à planifier des stratégies pour réunir les gens de manière virtuelle quand les rencontres physiques deviennent impossible ou difficile à organiser.
Que ce soit pour informer, coordonner, prioriser, débattre ou déployer, il faut continuer à se parler, à se voir et à rendre visible les résultats de nos interactions.
Voici comment nous pouvons vous aider:
- Préparation et animation de rencontres virtuelles (téléphoniques, visioconférences, plateformes collaboratives). La préparation et l’animation d’une rencontre virtuelle demande souvent encore plus d’efforts qu’une rencontre en présence si l’on veut assurer l’atteinte des objectifs.
- Accompagnement et conseils pour définir les besoins d’interactions au sein des projets et mettre en place des solutions alternatives aux rencontres physiques afin d’assurer le maintien de la collaboration.
- Soutien dans l’utilisation des technologies pour le travail collaboratif (Zoom, Teams, sondages, questionnaires, quizz, etc.).
Nous pouvons rapidement vous aider à planifier et animer des visioconférences et autres types d’interactions virtuelles. Nous possédons des licences pour plusieurs outils de travail collaboratif et de visioconférence (ZOOM, Airtable, Mentimeter, SurveyMonkey, Groupmap, Monday…) qui nous permettent de très rapidement planifier des rencontres virtuelles et obtenir des résultats.
Nous avons publié un texte qui recense plusieurs trucs et outils pour faciliter le télétravail et les visioconférences. Nous vous invitons à le consulter ici: Coronavirus: comment continuer à interagir sans se rencontrer physiquement.
Si l’ensemble de notre approche demeure la même, il va de soi que la situation actuelle nous a obligés à nous adapter, à modifier nos pratiques et à expérimenter plusieurs plateformes, outils et méthodes d’animation à distance. Notre cherchons plus que jamais à livrer à nos clients ce qui compte le plus: des résultats utiles et utilisables malgré les contraintes de la situation.
Nous avons pu ainsi expérimenter avec succès différentes durées d’événements, tailles de groupes et de sous-groupes, méthodes d’animation et de partage en plénière. Notre expérience sur plusieurs plateformes nous permet également de bien cerner les avantages et les limites de chacune d’entre elles et de nous adapter en conséquence.
Communiquez avec nous pour discuter de vos besoins et voir comment utiliser la technologie pour réunir des gens et créer des moments d’interaction et de collaboration.
Principaux mandats réalisés en visioconférence depuis le début de la pandémie
- Démarche de démarrage et d’accompagnement – Chaire de recherche en droit sur la diversité et la sécurité alimentaires, Université Laval. Démarrage d’un projet de recherche intersectorielle sur les systèmes alimentaires territorialisés (en cours). Technologies utilisées: Zoom, SurveyMonkey.
- États généraux – Alliance santé Québec. Accompagnement pour la programmation, l’animation et la mise en œuvre des résultats des États généraux. (En cours). Technologies utilisées: Zoom, SurveyMonkey.
- Planification stratégique sectorielle – Université du Québec – Direction du soutien à l’internationalisation. Accompagnement pour le processus, les consultations et la rédaction du plan d’internationalisation (en cours). Technologies utilisées: Zoom, SurveyMonkey, Airtable.
- Plan d’action – Ministère de la culture et des communications du Québec. Planification et animation d’une démarche collaborative pour mobiliser une équipe et créer un plan d’action. (Juin et juillet 2020). Technologies utilisées: MS-Teams, Airtable.
- Planification stratégique de la recherche – École de technologie supérieure (ÉTS). Conception du processus de consultation, animation des activités, soutien et accompagnement pour la forme et la structure du plan, rédaction du plan (en cours). Technologies utilisées: Zoom, SurveyMonkey, Airtable.
- Série de webinaires et de rencontres collaboratives – Société de l’habitation du Québec. Accompagnement pour les Rendez-vous SHQ qui ont lieu périodiquement et regroupent l’ensemble des 400 employés (en cours). Technologies utilisées: Zoom, SurveyMonkey.
- Planification stratégique – Université TELUQ. Accompagnement et animation dans le cadre du processus de planification stratégique de l’organisation (en cours). Technologies utilisées: Zoom, SurveyMonkey, Monday.
- Planification stratégique – Institut Robert-Sauvé en santé et sécurité du travail (IRSST). Accompagnement et animation dans le cadre du processus de planification stratégique de l’organisation (en cours). Technologies utilisées: Zoom, Airtable.
- Facilitateurs des processus de conception intégrée (PCI) – Société québécoise des infrastructures. Projets actifs: Restauration et mise aux normes du 12 Saint-Louis (édifice Gérard-D-Lévesque), Maisons des ainées des régions de la Mauricie, du Centre-du-Québec, de la Gaspésie et des Îles-de-la-Madeleine, Agrandissement de l’urgence de l’Hôpital Saint-François-D’Assises. Technologies utilisées: MS-Teams, Airtable.
- Plan régional des milieux humides et hydriques – MRC de la Côte-de-Beaupré. Création et animation de la table de concertation des parties prenantes (en cours). Technologies utilisées: Zoom, Airtable.
- Stratégie de consultation et animation de rencontres – Coulées vertes et bleues. Communauté métropolitaine de Québec. Accompagnement dans la planification et l’animation de la stratégie de consultation des parties prenantes pour la réalisation du Plan d’ensemble des coulées vertes et bleues (en cours). Technologies utilisées: Zoom, Airtable.
- Forum des usagers de la Baie de Beauport – Administration portuaire de Québec. Animation des rencontres de ce comité (en cours). Technologies utilisées: Zoom, Airtable.
- Dossier d’opportunités, Complexe Dow – ÉTS et INRS. Conception et animation d’ateliers réunissant les chercheurs des deux organisations afin d’identifier des pôles de recherche et un projet scientifique commun (juin 2020). Technologies utilisées: Zoom, Airtable.