Covid-19: comment continuer à interagir sans se rencontrer physiquement.

Nous allons ajouter en commentaires au bas de la page nos trouvailles et les liens qui nous sont communiqués sur les médias sociaux. N’hésitez pas à commenter pour partager vos suggestions sur le télétravail et les moyens de se réunir sans se rencontrer physiquement.

Avec l’épidémie de Covid-19 qui évolue à chaque jour, la plupart des réunions, rencontres et événements sont annulés ou remis à plus tard.

Alors que les rencontres physiques sont à éviter, voire même interdites, il est essentiel de continuer à permettre que des interactions entre les gens aient lieu. Dans une situation de crise comme celle que nous vivons présentement, plusieurs projets doivent avancer malgré tout et il est parfois crucial de garder le contact avec les différentes parties prenantes en lien avec le succès de nos initiatives. Que ce soit pour informer, coordonner, prioriser, débattre ou déployer, il faut continuer à se parler, à se voir et à rendre visible les résultats de nos interactions.

Nous travaillons déjà à proposer des scénarios alternatifs à nos clients afin de substituer les rencontres physiques par des stratégies d’utilisation des outils numériques. Nous vous partageons ici quelques trucs et outils pour faciliter la poursuite de vos projets dans un contexte où les rencontres «en personne» ne sont plus possible ou très difficiles.

Une revue de plusieurs sources d’informations en lien avec le télétravail nous a permis de mettre la main sur un petit «bijou» de texte qui résume parfaitement les règles de base du télétravail et des communications par visioconférence. Dans Working during COVID-19: How to be good at video meetings l’auteure, qui passe plus de 20 heures par semaine en visioconférence, partage ses apprentissages des dernières années. Ce qu’elle partage est totalement convergent avec nos propres expériences. Voici les grands constats, traduit en français:

• La qualité du son est prioritaire. Il faut bien s’entendre. La plupart des plateformes permettent de se connecter à une visioconférence par téléphone (pour le son) tout en affichant la vidéo sur l’ordinateur. Ainsi, si la connexion web est mauvaise et que l’on perd la connexion vidéo, on s’assure de pouvoir au moins participer par la voix.
• Pour un bon son et une bonne image, il est important de bien positionner son casque d’écoute, d’orienter l’éclairage adéquatement et de bien regarder la caméra quand on intervient. L’article Working during COVID-19: How to be good at video meetings offre une foule de trucs simples pour améliorer la fluidité des visioconférences et ce texte de Wirecutter fait une bonne revue de plusieurs équipements: How to Pull Off a Professional Video Call From Home.
• L’utilisation de la fonction «sourdine» ou «mute» est un art à ne pas négliger. Il est important de rappeler aux participants le fonctionnement de cette fonction et c’est un des rôles de la personne chargée de l’animation de la rencontre que de bien clarifier les règles pour intervenir (par exemple, comment utiliser la fonction de messagerie instantanée «chat» pour tous les commentaires qui ne doivent pas nécessairement être partagés de vive voix).
• La planification de la rencontre (définition des objectifs, préparation des interventions, identification des résultats souhaités) est cruciale. Elle l’est pour des rencontres «en personne» mais c’est encore plus vrai pour des rencontres virtuelles.
• Enfin (il faut bien prêcher pour notre paroisse!), l’animation de la rencontre ne doit pas être prise à la légère. Faciliter une rencontre virtuelle demande une attention continuelle à plusieurs petits détails, tant techniques qu’humains. Les signaux non verbaux sont beaucoup plus difficile à décoder en virtuel et une multitude de problèmes technologiques peuvent survenir. Bref, la préparation et l’animation d’une rencontre virtuelle demande souvent encore plus d’efforts qu’une rencontre en présence si l’on veut assurer l’atteinte des objectifs.

Les applications web pour le télétravail et les visioconférences pullulent! Nos outils favoris sont (nous y sommes abonnés et les utilisons dans la plupart de nos mandats):

• Sondages: Surveymonkey.
• Votes, priorisations et partage rapide d’information en groupe: Mentimeter.
• Visioconférences (avec possibilité d’interactions en sous groupes et de sondages en direct): Zoom est la meilleure plateforme pour sa stabilité, ses fonctionnalités ainsi que la qualité du son et de l’image. Google Meet fait aussi l’affaire pour des petits groupes et quand la qualité ou les fonctionnalités ne sont pas un enjeu.
• Organisation et partage de données: Airtable.
• Gestion des tâches et des priorités: Trello.
• Et le dernier et non le moindre, pour la messagerie instantanée: Slack.

Notre site favori de tests de produits, Wirecutter, a publié un dossier sur les meilleurs outils de visioconférence.

Enfin, pour suivre le fil des dernières informations, nos sources de confiance sont:

• La page COVID-19 : tout sur la pandémie de Radio-Canada.
• La page du Gouvernement du Québec sur le Coronavirus.
• Le New York Times offre gratuitement l’accès à la plupart des articles qui traitent du Coronavirus: The Coronavirus Outbreak.

Voilà pour l’instant notre humble contribution à la poursuite des activités de notre société pendant la crise sans précédent que nous vivons. Bon courage à tous et à toutes.